A SimplyPad.com 100 magyar kisvállalkozással készített felmérést, amelyből kiderül, hogy az e-mailen és a céges weboldalon kívül a magyar KKV-k nagy része nem használ más online eszközöket.
A riasztó adatok ellenére a helyzet nem teljesen reménytelen. Egyre többen ébrednek rá, hogy a cégük eredményesebben működtethető 1-2 egyszerűen használható szolgáltatás bevezetésével. Ilyen például az online dokumentumtár, az alkalmazottak között megosztott webes naptár, vagy a különböző projektmenedzsment és CRM rendszerek.
Ezek az eszközök lehetővé teszik a gyorsabb munkavégzést, időt takarítanak meg a munkatársaknak. Ha online szolgáltatások formájában veszik igénybe őket, akkor egy KKV pénztárcájához mérten is költséghatékony, mégis professzionális megoldást kaphat a cég.
Pásztor Dávid a SimplyPad.com marketing menedzsere szerint: “Az online eszközök használatával gyorsabban reagáló, rugalmasabb cég szervezhető, ami az egyik legfontosabb fegyvertény a multik által letarolt piacon. A belső hatékonyság növelésével ráadásul úgy lehet fejlődni, hogy a konkurencia nem is érti, mitől indult be a szekér.”
Fájlmegosztás kollégákkal
Az egyik napi szinten előforduló feladat a munkaanyagok megosztása a kollégákkal és ügyfelekkel. A munkához szükséges dokumentumokat és fájlokat a résztvevők 84%-a e-mailben osztja meg. Sokan használnak saját, vagy céges szervert (FTP) (40%), hálózaton megosztott mappákat, de sajnos a pendrive is elég népszerű még (20%).
A felmérésből tehát az derül ki, hogy még kevesen érzik át, mennyire fontos egy bárhonnan elérhető, könnyen kezelhető és rendszerezett dokumentum tárat létrehozni. Egy online dokumentum tár egyrészt időt takarít meg, hiszen nem kell mások gépéről, vagy régi levelek közül előkeresni, amire szükségünk van, másrészt biztosítja, hogy egy-egy elromlott gép, vagy a cégtől távozó munkatárs ne tudja leállítani a munkát.
Közös munka
A felmérésben résztvevő KKV-k 85%-nál már előfordult, hogy egy dokumentumon egyszerre több embernek kellett dolgoznia. Ilyenkor általában a különböző bővített, javított vagy átírt verziókat levélben küldözgetik egymásnak az emberek. Rengeteg idő megy el azzal, hogy a változtatásokat megkeressék és a különálló fájlokat összefésüljék.
Erre a problémára megoldást jelent, ha nem csak tárolni lehet online a dokumentumokat, hanem szerkeszteni is. A Google Docs segítségével akár ingyen elkezdheti felépíteni a cég a saját dokumentum tárát, amely egyben online dokumentum szerkesztő is. Kis ráfordítással és a Google Apps csomag segítségével pedig valóban professzionális megoldáshoz juthat bárki.
Munkaszervezés, naptár
A felmérésben résztvevők túlnyomó többségének (82%) minimum heti rendszerességgel kell egyeztetnie megbeszélések vagy találkozók időpontjáról. A megkérdezettek 97%-a használ valamilyen naptárat, és az a kellemes meglepetés ért minket, hogy a résztvevők többsége (70%) valamilyen elektronikus naptárat is használ. A leggyakoribbak a webes naptárak, de sokan használják a mobiltelefonjuk naptárát, vagy egy külön számítógépes programot.
Egy online naptár bevezetése a cégben nem csak azzal az előnnyel jár, hogy az alkalmazottak feljegyezhetik a saját teendőiket. A Google Calendar naptárszolgáltatásában például lehetőség van arra is, hogy létrehozz egy közös céges naptárat, amelynek a bejegyzéseit minden alkalmazott látja a saját naptárában. Így a nagy közös határidők mindenkinek a szeme előtt vannak, ezzel motiválva a munkatársakat.
A felméréssel kapcsolatos diagramokat, képeket innen tudja letölteni: https://simplypad.com/felmeres20100727.zip
A SimplyPad.com szolgáltatója Magyarország első hivatalos Google Apps Resellere. Célunk, hogy a hazai kisvállalkozások számára is elérhetővé tegyük a hatékony működéshez szükséges online eszközöket.
Amennyiben elsők között szeretnél értesítést kapni új cikkeinkről, regisztráld magad az alábbi linken, hogy a friss tartalmakról infót küldhessünk!
Honlapkészítés és blog készítés regisztráció
